Her kan du se en vejledende til hvordan man tager systemer i anvendelse fra OS2Kitos fællesoffentlige IT-systemkatalog.
Anvendelse af IT-systemer
Opdateret 04.12.23
Baggrund
IT-systemkataloget er det samlede katalog over alle registrerede IT-systemer i Kitos. Det er således i IT-systemkataloget, kommunerne kan plukke de systemer ud, som anvendes i den pågældende kommune.
At tage et system i anvendelse
For at tage et IT-System i anvendelse i kommunen skal man finde det frem i IT-systemkataloget.
I oversigten IT-Systemkatalog kan du søge, filtrere og sortere på forskellige kolonner for at finde frem til det relevante system.
Det er en god idé at søge efter systemet ved at søge på systemnavn eller dele af systemnavnet, og også at søge på rettighedshaver. På den måde er du mere sikker på at finde systemet.
Er systemet ikke i Kitos, kan du bede Sekretariatet om at oprette det ved at udfylde skabelonen til oprettelse af systemer og sende den til info@kitos.dk.
For at tage systemet i anvendelse, trykker du på knappen Anvendes længst til venstre ud for det pågældende IT-System.
Hermed er systemet taget i anvendelse og vil fremgå af oversigten **IT-Systemer i
Fra samme oversigt kan du nu åbne objektet og påføre yderligere detaljer - se mere i vejledningen Det lokale systemoverblik
Tilgængelige/Ikke tilgængelige systemer
I oversigten i IT-systemkataloget er der en kolonne, der gør det muligt at få vist henholdsvis de tilgængelige og de ikke tilgængelige systemer.
Alle tilgængelige systemer kan tages i anvendelse, ved at klikke “anvendes” ud for systemet. Som udgangspunkt vises de tilgængelige systemer i oversigten, men man har mulighed for at aktivere filtreringen i kolonnen, til at vise “ikke tilgængelige systemer”. Ikke-tilgængelige systemer er blevet gjort ikke-tilgængelige af Sekretariatet. Tidligere blev de ikke-tilgængelige systemer benævnt som deaktiverede systemer.
Når et system er gjort ikke-tilgængeligt, ses det ved, at der står “(Ikke tilgængeligt)” bag systemnavnet.
Et ikke-tilgængeligt system er et system, der ikke kan tages i anvendelse længere, men som man af den ene eller anden grund har interesse i at bibeholde i Kitos. Det kunne for eksempel være for at bibeholde et historisk overblik over systemanvendelsen.
Man kan ikke tage et ikke-tilgængeligt system i anvendelse, men har man det allerede i anvendelse, vil det fortsat være muligt at redigere lokale data. Det betyder også, at en kommune godt kan have et ikke-tilgængeligt system med status aktiv.
Det er kun Sekretariatet, der kan gøre et system ikke-tilgængeligt. Dog - hvis I ser, at et system er gjort ikke-tilgængeligt, men mener, at Sekretariatet har lavet en fejl, så kontakt os på info@kitos.dk, så kan vi gøre systemet tilgængeligt igen.
Livscyklus for systemer og visning af aktive/ikke aktive systemer
På det lokale IT-systemoverblik i kommunen er du mulighed for at vælge, om du vil se de aktive eller ikke aktive systemer med en kolonne i overblikket:
Et system har status aktivt i oversigten, såfremt alle statusfelter viser aktiv. Summen af nedenstående felter vises i masterfeltet - Status.
- Datofelter – vist i feltet Status (Datofelter)
- Livscyklus – vist i feltet Status (Livscyklus)
- Markeret kontrakt – vist i feltet Status (Markeret kontrakt)
Der er således flere statusfelter, der afgør om et system betragtes som aktivt eller ej.
På systemforsiden kan man se, om et system er aktivt eller ej samt hvorfor.
I det lille label ved siden af systemnavnet, bliver man præsenteret for en status på systemet. Er systemet ikke-aktivt, kan man får oplysninger om, hvorfor et system ikke er aktivt ved at holde musemarkøren henover.
status (markeret kontrakt)
Der kan på systemet markeres en kontrakt, der skal afgøre om systemet er aktivt.
Feltet “Hvilken kontrakt skal afgøre om IT-systemet er aktivt” på kontraktfanen afgør om systemet er aktivt ifølge markeret kontrakt.
Hvis der er tilknyttet en kontrakt, der har status ikke gyldig, vil systemet betragtes som ikke aktivt.
Øvrige værdier – altså at der ikke er knyttet en kontrakt til systemet eller at den tilknyttede kontrakt er gyldig – gør, at systemet betragtes som aktivt.
Om systemet er aktivt eller ikke aktivt ifølge værdien på kontraktfanen, vises i oversigten i feltet: Status (Markeret kontrakt)
Status (Livscyklus for IT-systemer)
På systemforsiden ses feltet Livscyklus, der specificerer livscyklus for et system med værdierne:
- Blank (ikke taget stilling)
- Under afprøvning
- Under indfasning
- I drift
- Under udfasning
- Ikke i drift
Værdien i feltet Livscyklus afgør om systemet er aktivt ifølge livscyklus.
Hvis værdien er “Ikke i drift”, eller under afprøvning betragtes systemet som ikke aktivt.
Alle øvrige værdier gør, at systemet betragtes som aktivt.
Om systemet er aktivt eller ikke aktivt ifølge værdien i feltet Livscyklus, vises i oversigten i feltet:
Status (Datofelter)
På systemforsiden under rubrikken systemanvendelse, ses feltet slutdato på anvendelse, der specificerer om systemet er aktivt ud fra dato.
Der er således 3 parametre, der er afgørende for om et system er aktivt eller ej:
- Aktivt ifølge datofelterne Ibrugtagningsdato og Slutdato for anvendelse (d.d. inden for perioden eller hvis hverken start eller slut er defineret)
- Aktivt ifølge Livscyklus (blank, under indfasning, i drift eller under udfasning)
- Aktivt ifølge markeret kontrakt (hvis der ingen kontrakt er markeret eller den markerede kontrakt er gyldig)
Hvis bare én af de 3 parametre angiver, at systemet ikke er aktivt, vil systemet have status af at være ikke aktivt.
– Hvis du ikke ønsker at benytte de 4 statusfelter i oversigten, har du mulighed for at fravælge brug af disse. Se mere i vejledningen:
“Lokale opsætninger og Lokal admin settings”
Her kan du se, hvordan du fravælger et eller flere af de felter, der ligger til grund for statusfelterne i oversigten.
Vær dog ekstra opmærksom på, at såfremt du fravælger et felt, der ligger til grund for statusfelterne i oversigten, og der er udfyldt data i feltet, vil dette stadig have betydning for systemets status.
–