Funktionsoverblik

Brugerklubben har ønsket muligheden for at hente kommunens organisation ind fra FK Organisation. Dette dokument gennemgår de tekniske muligheder. Vi vil dog også ganske kort redgøre for en række taktiske overvejelser, som I bør forholde jer til som det første.

Overvej om integration til FK er det rigtige for jeres kommune

I kan altid vedligeholde jeres organisation manuelt i Kitos. En manuel administration af organisationen betyder, at lokaladministratoren selv skal løse opgaven, og at denne person teknisk set har al magten over navngivningen og niveauer i den organisation, der vises i Kitos. Det kan være en styrke eller en svaghed – alt efter hvordan I arbejder lokalt. Med den nye funktionalitet kan organisationen blive opdateret automatisk. Hvis I kobler Kitos op på FK organisation, vil organisationen i Kitos være en gengivelse af den organisation, som ligger i FK Organisation. I kan sortere konkrete led og niveauer fra, hvilket beskrives i vejledningen, men Kitos vil vise det hierarki og den navngivning der er i FK. Magten og ansvaret ligger altså ikke længere alene hos lokal administratoren, men i et samspil med de aktører, der administrerer FK Organisation. Det betyder eks. at hvis et center skifter navn fra ”Politik og Organisation” til ”Politik og Digitalisering”, så vil navnet blive ændret i Kitos kort efter at det bliver ændret i FK organisation. Muligheder og detaljer for opsætningen bliver beskrevet her i vejledningen.

Gør det en forskel om jeres organisation er opdateret og hvordan?

Kommunerne arbejder forskelligt med Kitos – også med organisation. Nogle af jer knytter ansvar eller opgaver i Kitos til organisationsenheder. Det er her at datakvaliteten, altså eksempelvis navngivningen af organisationsenheder, kan have en betydning. En kobling til FK er en garanti for, at organisationsenheder ikke skifter navn eller placering uden at lokal administratoren er bevidst om det. Lokal administratoren har dermed chancen for at rette de tilknytninger, som kan være koblet til enheden. Det er samtidig en forpligtelse. Lokal administratoren skal helst handle hver gang, der sker ændringer i FK organisation, som har betydning i Kitos. Det er værd at overveje, eksempelvis ved ferie, sygdom og orlov. Samtidig er der kommuner, der ikke har intern enighed om hierarkiet og navngivningen. Man kan altså risikere at forvirre brugerne i Kitos, hvis oplysningerne i FK ikke er brugbare til deres formål. I skal altså spørge jer selv:

• Hvordan ser vores organisation ud i Kitos i dag og hvorfor? o Hvilke tilknytninger har vi til hierarkiet og hvorfor?
• Hvor ofte foretager I ændringer og hvorfor?
• Viser FK organisation en struktur og en navngivning som er meningsfuld for brugerne af Kitos?
• Har Lokal administratoren kendskab til FK organisation og/eller et godt samarbejde med dem, der administrerer FK Organisation?

Muligheder for at tilpasse integrationen

Organisationsenheder indlæst fra FK Organisation kan sameksisterer med organisationsenheder oprettet manuelt i Kitos, og man kan med farvekoder se, hvilke organisationsenheder, der kommer fra FK Organisation og hvilke, der er oprettet manuelt. Man kan vælge, om man vil opsætte Kitos til automatisk at tjekke for opdateringer i FK Organisation (ugentligt) eller om man vil vælge at gøre dette efter behov, hvor man selv vælger, hvornår Kitos skal tjekke for opdateringer i FK Organisation. Kitos skriver ændringerne forårsaget af en indlæsning fra FK Organisation til en ændringslog og ændringsloggen gemmes for de seneste fem synkroniseringer, der medførte ændringer. Man kan i Organisationsmodulet slette og redigere en organisationsenhed, og man kan slette eller flytte registreringer fra enhed til en anden.