Herr kan du se en Q&A på Kitos datasamspil med ISMS systemet WIred Relations. Denne opdateres løbende når der er ændringer, kontakt info@kitos.dk for opdateret samspil - Opdateret: 15-02.2025

KITOS – Q&A

Hvilke oplysninger importeres fra Kitos

Integrationen mellem Kitos og Wired Relations er en envejsintegration fra Kitos til Wired Relations.

De felter som i dag er låst i Wired Relations og trækkes over fra Kitos er følgende:

Systemer

Kitos Wired Relations
IT system System navn
Beskrivelse Beskrivelse
Systemforside Data fra IT Systemkataloget
Systemansvarlig ℹ Systemroller → Ansvarlig ⚠
Systemejer ℹ Systemroller → Ejer ⚠
Lokale referencer Vedhæftninger

Leverandører

Kitos Wired Relations
Leverandør Systemer → Kontrakter → Leverandør
Databehandler Databehandling → Forside → Databehandler
Kontraktejer Kontrakter → Kontraktroller → Kontraktejer
Ansvarlig person ⚠  

⚠ Personer kan kun synkroniseres fra Kitos til Wired Relations, såfremt de er oprettet som brugere i Wired Relations.
ℹ Hvis flere personer er angivet som systemansvarlig eller systemejer i Kitos, vil kun den første (øverst i oversigten) blive overført til Wired Relations.
🗒 Kun brugere med begrænset adgang og rollen som systemejer kan se systemer i Wired Relations.
Systemansvarlige skal have standard-, superbruger- eller administrator-adgang for at se deres tildelte systemer.

Hvordan sættes integrationen til Kitos op?

For at sætte integrationen op mellem KITOS og Wired Relations skal man bruge en API-bruger hos Kitos.

I kan vælge:

  • At stå for opsætningen selv (vi sender en guide)
  • At give os tilladelse til at kontakte Kitos Support på jeres vegne (vi har allerede en aktiv API-bruger)

Hvis vi skal stå for opsætningen:

  • Opret vores Product Owner Karen som bruger med administrator-adgang i jeres system
  • Efter opsætning kan Karen slettes igen uden at det påvirker integrationen
  • Kontakt: karen@wiredrelations.com

Opsætningen kan tage op til to uger afhængig af KITOS’ svartid.

Hvordan fungerer synkroniseringen?

Når integrationen er opsat:

  • Gå til Tandhjulet øverst i højre hjørne → Integrationer → Kitos
  • Tryk på knappen “Import” for at synkronisere indholdet

Synkroniseringen sker ikke automatisk – I kan køre den så ofte I ønsker.

wired 1

Forslag til tilbagevendende opgave

Titel: Kitos import til Wired Relations
Ansvarlig: Bruger med administrator-adgang
Gentagelse: Hver måned / hver 3. måned / hver 6. måned
Beskrivelse:
Venligst kør importen fra Kitos til Wired Relations.
Gå til Tandhjulet → Integrationer → Kitos og tryk på “Importer”.
Det tager et par minutter. Marker opgaven som udført bagefter.

Når systemer/leverandører slettes i Kitos

  • Nye systemer og leverandører oprettet i Kitos bliver importeret til Wired Relations
  • Slettede systemer/leverandører i Kitos bliver ikke automatisk slettet i Wired Relations

Dette er for at bevare data og undgå tab af berigede oplysninger.

Sådan identificerer du slettede systemer/leverandører

  • Gå til oversigten i Wired Relations
  • Sortér efter kolonnen “Opdateret”
  • Systemer/leverandører med ældre datoer end sidste import er sandsynligvis slettet i Kitos

Overvej at oprette en tilbagevendende opgave for at håndtere slettede systemer.

wired 2

Forbindelse mellem system og leverandør

  • En leverandør kobles til et system i Wired Relations, hvis de er forbundet via en kontrakt i Kitos

  • Ikke alle kommuner bruger kontrakt-funktionaliteten i Kitos

  • wired 3

Valgmulighed

  • Vælg om forbindelsen skal styres via Kitos eller oprettes manuelt i Wired Relations
  • Under Kitos-integrationen (samme sted som “Importer”) kan I vælge, hvor leverandør-feltet styres

Hvis I ønsker at skifte til manuel styring i Wired Relations, hjælper vi gerne med indstillingerne.

wired 4

Opmærksomhedspunkt

Beslutningen om hvor leverandør-feltet styres bør være relativt permanent

  • Hvis feltet beriges i Wired Relations og senere skiftes til Kitos, vil data blive overskrevet
  • Information udfyldt i Wired Relations vil gå tabt

Anbefaling

  • Undgå at skifte frem og tilbage mellem Kitos og Wired Relations
  • Kontakt os gerne for afklaring, hvis I er i tvivl