Vejledning til kontraktforside og overblikket

Oversigten

Fra oversigten kan man eksportere data til Excel, og har mulighed for at eksportere samtlige kolonner eller de viste kolonner. På den måde kan man udtrække data og efterbehandle, sende til kontrol andre steder i organisationen eller hvad man nu har brug for.

Man kan også bruge Kitos’s API til dataudtræk.

Opret kontrakt

Det er også fra oversigten, du kan oprette en ny IT-Kontrakt ved at klikke på knappen Opret IT Kontrakt.

Du ser nu en dialogboks, hvor du skal skrive kontraktens navn, hvilket er mindstekrav for at oprette en kontrakt.

Klikker du på knappen Gem, og gå til IT Kontrakt, lukkes dialogboksen, og kontraktens formular vises på skærmen, og du kan nu udfylde flere data om kontrakten.

Navigation

Når man klikker på en kontrakt kommer man til kontraktens forside. I venstremenuen herunder kan du navigere mellem de forskellige afsnit i kontrakten:

---

Fanen Kontraktforside

På kontraktforsiden finder du de overordnede og generelle informationer om kontrakten:

• Kontraktnavn
  Her angives kontraktens navn

• KontraktID
  Her kan du registrere et internt ID, hvis det er relevant

• Kontrakttype
  Vælg kontrakttype fx hovedkontrakt, serviceaftale

• Kontraktskabelon
  Standardkontrakt eller kontraktskabelon

• Kritikalitet
  Her kan du vælge, hvilken kritikalitet, du vil give kontrakten

• Oprettet af
  Indeholder navn på den bruger, der har oprettet kontrakten. Er udelukkende en visning.

• Indkøbsform
  Vælg indkøbsform fx SKI, EU udbud, direkte tildeling

• Genanskaffelsesstrategi
  Vælg genanskaffelsesstrategi, fx Annoncering, mini-udbud, EU udbud

• Genanskaffelsesplan
  Vælg genanskaffelsesplan for kontrakten

• Genanskaffelse igangsat
  Feltet er default tomt og du kan vælge ja eller nej.

• Bemærkning
  Her kan du skrive bemærkninger eller noter

• Overordnet kontrakt
  Her kan du registrere en overordnet kontrakt, til den pågældende kontrakt.

• Nedarv den overordnedes gyldighed Hvis man krydser feltet af “Nedarv den overordnedes gyldighed”, så vil den pågældende kontrakts status, altid være denne samme, som dens overordnede kontrakt. Dette betyder hvis en kontrakts overordnet kontrakt ændrer status fra ”gyldig” til ”ikke-gyldig”, træder dette i kraft på de underliggende kontrakter, hvor denne markering er valgt til. Funktionen er tiltænkt så man kan få en hovedkontrakts udløb, til at træde i kraft på alle dens underliggende kontrakter. Hvis man går til fanen ”Hierarki” kan man se om en kontrakt nedarver gyldigheden fra en overordnet kontrakt.

• Ansvarlig organisationsenhed
  Har kan du knytte en ansvarlig organisationsenhed til din kontrakt, organisationens kontraktunderskriver, samt dato. Der kan ligeledes sættes en fluebensmarkering på når kontrakten er underskrevet.

• Leverandør
  Vælg leverandør. Leverandøren skal være oprettet som virksomhed i Kitos.
  Du kan fremsøge leverandøren ved hjælp af navn eller cvr.nr.

• Leverandørens kontraktunderskriver
  Skriv hvilken person, som har skrevet under på kontrakten.
  Du kan vælge en bruger oprettet i Kitos eller bare navnet på underskriveren.

• Underskrevet
  Afkryds hvis kontrakten er underskrevet

• Dato (leverandør)
  Dato for leverandørens underskrift

• Ansvarlig enhed
  Vælg hvilken organisatorisk enhed, der er ansvarlig for kontrakten

• Kontraktunderskriver (kommune)
  Skriv hvilken person, som har skrevet under på kontrakten.
  Du kan vælge en bruger oprettet i Kitos eller bare navnet på underskriveren.

• Underskrevet
  Afkryds hvis kontrakten er underskrevet

• Dato (kommune)
  Dato for kommunens underskrift

• Gyldig fra
  Dato for hvornår kontrakten er gyldig fra.
  Hvis felterne Gyldig fra og Gyldig til ikke er tomme, skal dags dato ligge mellem datoerne.

• Gyldig til
  Dato for hvornår kontrakten er gyldig til.
  Hvis felterne Gyldig fra og Gyldig til ikke er tomme, skal dags dato ligge mellem datoerne.

• Gennemtving Gyldighed
  Giver mulighed for at gennemtvinge at kontrakten er gyldig uanset om andre parametre peger på ugyldighed.

• Status
  Viser om kontrakten er gyldig eller ej.
  Feltet kan foldes ud for mere info.

• Sidst redigeret: Bruger
  Viser hvilken bruger der sidst har redigeret kontrakten.

• Sidst redigeret: Dato
  Viser hvornår kontrakten sidst er blevet redigeret.

Der er små ?-ikoner ved felterne Indkøbsform og Genanskaffelsesstrategi med mere info.
Der kan også være et lille i, hvis lokal admin har tilføjet beskrivelser til udfaldsrum.

---

Hvornår er en kontrakt gyldig og hvordan ser man det?

Årsager til ugyldighed:

• ”Gyldig fra” er endnu ikke passeret
• ”Gyldig til” er passeret
• Kontrakten er opsagt og opsigelsesperioden er passeret

Kontrakten er gyldig, hvis:

• ”Gyldig fra” ikke er defineret
• ”Gyldig fra” er passeret
• ”Gyldig til” ikke er defineret
• ”Gyldig til” er defineret, men ikke passeret
• Kontrakten er ikke opsagt
• Kontrakten er opsagt, men opsigelsesperioden er ikke passeret

Kontrakten er ALTID gyldig, hvis feltet Gennemtving Gyldighed er anvendt.

Når en kontrakt har status ikke gyldig, kan man åbne feltet for mere information.

Slet kontrakt

Tryk på knappen “Slet kontrakt” og der åbnes et vindue, hvor man skal bekræfte sletning.

Er kontrakten en enkeltstående kontrakt, som ikke er markeret som “overordnet kontrakt” for andre kontrakter, så slettes kontrakten når der trykkes “Ja” herunder.

Hvis kontrakten er overordnet kontrakt for andre kontrakter

Hvis kontrakten du forsøger at slette, har underliggende kontrakter tilknyttet, dvs. kontrakter som har registreret denne kontrakt for “overordnet kontrakt” så ser pop up vinduet anderledes ud, når du forsøger at slette kontrakten - Se herunder:

Ved sletning vil du her få muligheden for samtidig at slette ALLE de underliggende kontrakter, som har registreret denne kontrakt for overordnet kontrakt. Hvis du vil gøre dette, skal du trykke “Ja” på skærmbilledet. Når du har trykket “Ja” skal du bekræfte en ekstra gang, før din kontrakt sammen med ALLE de registrerede underliggende kontrakter slettes.

Skal de underliggende kontrakter IKKE slettes

Vælg istedet at overføre disse kontrakter til en anden overodnet kontrakt, unden du sletter din kontrakt. Tryk på knappen “Overfør” og i efterfølgende vindue vælg hvilke kontrakter der skal overføres til en anden kontrakt.

Når de kontrakter der ikke skal slettes er overført til en anden kontrakt, kan man gå tilbage og slette kontrakten uden at miste disse registreringer.

---