Synkronisering med FK Organisation

Synkroniseringsmetode

Synkronisering med og indlæsning fra FK Organisation er en manuel proces, hvor Lokal Administrator skal gennemse konsekvenser for organisationen i Kitos på baggrund af opdateringer i FK Organisation. Først når Lokal Administrator har godkendt opdateringerne, vil indlæsning af data fra FK Organisation ske.

Tjek af, hvorvidt der er sket opdateringer i FK Organisation, kan ske på to måder – manuelt eller automatisk. Det er vigtigt at bemærke, at det kun er tjekket for opdateringer, der kan ske automatisk – selve indlæsningen kræver altid manuel godkendelse.

Manuelt tjek af opdateringer i FK Organisation

Her skal Lokal Administrator tjekke for opdateringer på siden Masse opret, hver gang det ønskes. Derved kan Lokal Administrator godkende eller afvise eventuelle konsekvenser, som opdateringer fra FK Organisation vil have i Kitos, før data indlæses.

Se mere under afsnittet Ændringsloggen.

Automatisk tjek af opdateringer i FK Organisation

Vælger man automatisk tjek, vil Kitos hver mandag (natten til tirsdag) tjekke, om der er opdateringer i FK Organisation. Hvis der er ændringer, sendes en mail til alle Lokal Administratorer med besked om, at opdateringer skal behandles.

Mail fra Kitos ser således ud

Klikker man på linket i mailen, lander man i Kitos, hvor man klikker på Rediger.

Derefter klikker man på vis konsekvenser for at se de registrerede ændringer og til sidst kan man Godkend ændringer eler afvise de foreslåede opdateringer, inden der eventuelt indlæses data fra FK Organisation.
Dette følger samme manuelle godkendelsesprocedure som beskrevet under Ændringsloggen.

Synkronisering – niveauer

I kan vælge, om Kitos skal synkronisere hele organisationshierarkiet eller kun en del af det.
I Kitos navigerer I til:
- Menuen Lokal Admin
- Underpunktet Masse opret
- Sektionen FK Organisation
- Knappen Rediger

Her kan I vælge synkroniseringsniveau og om automatisk tjek skal aktiveres.
Nedenstående billede giver eksempel på valg af 4 niveauer og fravalg af automatisk tjek.

Feltet “Niveauer”:
Vælg hvilke niveauer der synkroniseres - angiv et tal, f.eks 4 hvis man ønsker hierakiet ned til niveau 4 skal synkroniseres. Hvis feltet er tomt, synkroniseres hele hierarkiet.

Feltet “Tjek efter ventende opdateringer”:
Aktiverer automatisk tjek for ændringer i FK Organisation.

Forhåndsvisning:
Viser hierarkiet filtreret efter de valgte niveauer.

Vis konsekvenser
Denne knap fremviser konsekvenser ved en gennemførsel af en/flere ændringer til organisationen. Klikker du på denne knap, kommer følgende skærmbilelde, hvor du har mulighed for at Godkende eller afvise ændringerne.

Når synkroniseringen gennemføres, vises følgende:

Klik på Ændringslog for at folde loggen ud og se registrerede ændringer.

Ændringsloggen

Kitos skriver ændringerne til ændringsloggen, som gemmes for de seneste fem synkroniseringer, der medførte faktiske ændringer.

I ændringsloggen ses:

Hvilke enheder der tilføjes
Hvilke der slettes
Hvilke der omdøbes
Hvilke der flyttes

Man kan stoppe importen via Afvis ændringer, eller gennemføre via Godkend ændringer.

Eksempel på ændringslog:

Bemærk man kan eksportere ændringsloggen til Excel.

Synkronisering – enhedstyper

Kitos skelner fremover mellem to typer enheder:

Kitos-enheder

Disse kan fuldt redigeres af Lokal Administrator (navn, EAN, enhed ID, overordnet enhed). De kan også slettes.
Disse fremstår som “Blå” enheder i Kitos

Enheder synkroniseret fra FK Organisation

Disse kan delvist redigeres (EAN og enhed ID).
Navn og overordnet enhed synkroniseres og kan ikke ændres i Kitos.
De kan ikke slettes via brugerfladen – kun ved at afbryde FK-forbindelsen eller ændre synkroniseringsniveauer.
Disse fremstår som “Grønne” enheder i Kitos

Synkronisering – konsekvenser

Når ændringer godkendes, vil Kitos hente organisationen fra FK Organisation og sammenligne med eksisterende data.

Følgende kan ske:

Enheder oprettet i FK Organisation → oprettes i Kitos, hvis de ligger inden for valgt synkroniseringsdybde
Enheder der skifter navn → omdøbes i Kitos
Enheder der flyttes → flyttes i Kitos, hvis de fortsat ligger inden for synkroniseringsdybden
- Hvis en enhed flyttes under synkroniseringsniveauet (f.eks. til niveau 4 når der kun synkroniseres 3 niveauer), vil den blive behandlet som slettet
Enheder der slettes eller falder uden for synkroniseringsdybden:
- Hvis der ikke er registreringer på enheden → enheden slettes
- Hvis der er registreringer på enheden → enheden omdannes til en Kitos-enhed
  (Kan herefter håndteres manuelt, fx flyttes eller nedlægges)