Her kan du se en vejledning til hvordan du kommer igang med integrationen til FK Organisation - Ny vejledning udarbejdet af OS2Sekreatarietet pr. 29.01.2026

Integration til FK Organisation samt vedligeholdelse af Organisationshierarki i Kitos

  • Funktionsoverblik

  • Overvej om integration til FK er det rigtige for jeres kommune
  • Gør det en forskel om jeres organisation er opdateret og hvordan?
  • Muligheder for at tilpasse integrationen

  • Forudsætninger - generelt

  • Der er en række forudsætninger, der skal være på plads, før man kan tage integrationen til FK Organisation i anvendelse.
  • Oprydning i lokal administratorer
  • Data i FK Organisation 5
  • Serviceaftale

  • Adgang til funktionaliteten – og test i Staging-miljøet

  • Aktivering af funktionen i produktionsmiljøet

  • Synkronisering med FK Organisation

  • Synkroniseringsmetode
  • Synkronisering - niveauer
  • Ændringsloggen
  • Synkronisering – enhedstyper
  • Synkronisering – konsekvenser

  • Vedligehold af organisationen i Kitos

  • Flytning af organisationsenheder
  • Redigering og sletning af organisationsenheder
  • Oprettelse af underenhed
  • Flytning af registreringer fra en organisationsenhed
  • Sletning af registreringer fra en organisationsenhed
  • At bryde forbindelsen til FK Organisation

Funktionsoverblik

Brugerklubben har ønsket muligheden for at hente kommunens organisation ind fra FK Organisation. Nu (marts 2023 – og revideret maj 2023) er funktionaliteten udviklet. Dette dokument gennemgår de tekniske muligheder. Vi vil dog også ganske kort redgøre for en række taktiske overvejelser, som I bør forholde jer til som det første.

Overvej om integration til FK er det rigtige for jeres kommune

I kan altid vedligeholde jeres organisation manuelt i Kitos. En manuel administration af organisationen betyder, at lokaladministratoren selv skal løse opgaven, og at denne person teknisk set har al magten over navngivningen og niveauer i den organisation, der vises i Kitos. Det kan være en styrke eller en svaghed – alt efter hvordan I arbejder lokalt. Med den nye funktionalitet kan organisationen blive opdateret automatisk. Hvis I kobler Kitos op på FK organisation, vil organisationen i Kitos være en gengivelse af den organisation, som ligger i FK Organisation. I kan sortere konkrete led og niveauer fra, hvilket beskrives i vejledningen, men Kitos vil vise det hierarki og den navngivning der er i FK. Magten og ansvaret ligger altså ikke længere alene hos lokal administratoren, men i et samspil med de aktører, der administrerer FK Organisation. Det betyder eks. at hvis et center skifter navn fra ”Politik og Organisation” til ”Politik og Digitalisering”, så vil navnet blive ændret i Kitos kort efter at det bliver ændret i FK organisation. Muligheder og detaljer for opsætningen bliver beskrevet her i vejledningen.

Gør det en forskel om jeres organisation er opdateret og hvordan?

Kommunerne arbejder forskelligt med Kitos – også med organisation. Nogle af jer knytter ansvar eller opgaver i Kitos til organisationsenheder. Det er her at datakvaliteten, altså eksempelvis navngivningen af organisationsenheder, kan have en betydning. En kobling til FK er en garanti for, at organisationsenheder ikke skifter navn eller placering uden at lokal administratoren er bevidst om det. Lokal administratoren har dermed chancen for at rette de tilknytninger, som kan være koblet til enheden. Det er samtidig en forpligtelse. Lokal administratoren skal helst handle hver gang, der sker ændringer i FK organisation, som har betydning i Kitos. Det er værd at overveje, eksempelvis ved ferie, sygdom og orlov. Samtidig er der kommuner, der ikke har intern enighed om hierarkiet og navngivningen. Man kan altså risikere at forvirre brugerne i Kitos, hvis oplysningerne i FK ikke er brugbare til deres formål. I skal altså spørge jer selv:

  • Hvordan ser vores organisation ud i Kitos i dag og hvorfor? o Hvilke tilknytninger har vi til hierarkiet og hvorfor?
  • Hvor ofte foretager I ændringer og hvorfor?
  • Viser FK organisation en struktur og en navngivning som er meningsfuld for brugerne af Kitos?
  • Har Lokal administratoren kendskab til FK organisation og/eller et godt samarbejde med dem, der administrerer FK Organisation?

Muligheder for at tilpasse integrationen Organisationsenheder indlæst fra FK Organisation kan sameksisterer med organisationsenheder oprettet manuelt i Kitos, og man kan med farvekoder se, hvilke organisationsenheder, der kommer fra FK Organisation og hvilke, der er oprettet manuelt. Man kan vælge, om man vil opsætte Kitos til automatisk at tjekke for opdateringer i FK Organisation (ugentligt) eller om man vil vælge at gøre dette efter behov, hvor man selv vælger, hvornår Kitos skal tjekke for opdateringer i FK Organisation. Kitos skriver ændringerne forårsaget af en indlæsning fra FK Organisation til en ændringslog og ændringsloggen gemmes for de seneste fem synkroniseringer, der medførte ændringer. Man kan i Organisationsmodulet slette og redigere en organisationsenhed, og man kan slette eller flytte registreringer fra enhed til en anden.

BILLEDE 1 - FUNKTIONSOVERBLIK

Forudsætninger - generelt

Der er en række forudsætninger, der skal være på plads, før man kan tage integrationen til FK Organisation i anvendelse.

Oprydning i lokal administratorer Inden I tager funktionaliteten vedr. integration til FK Organisation i brug, bør I foretage en oprydning i adgange. Flere kommuner har givet flere/mange brugere Lokal administrator adgang, og I skal være opmærksom på, at funktionaliteten vedr. FK Organisation kan benyttes af alle brugere, der har en Lokal administrator adgang – så en kritisk gennemgang af, om det er de rette brugere, der har den adgang er en god ide.

Data i FK Organisation • I skal have kontakt til de parter i jeres kommune, der vedligeholder data om organisationen i FK Organisation • Den organisationsstruktur, som man ser i FK Organisation, skal svare til det man ønsker at vise i Kitos • CVR nr. der anvendes i FK Organisation skal være det samme CVR nr., der er registreret i Kitos

Serviceaftale • Kommunen skal bede OS2kitos sekretariatet om at få tilsendt en serviceaftale fra STRONGMINDS, der giver Kitos adgang til FK Organisation. Denne skal godkendes af kommunens FK Administration ansvarlige.

Adgang til funktionaliteten – og test i Staging-miljøet

Vi anbefaler, at I tester funktionaliteten af i Kitos’s test-miljø Staging https://staging.Kitos.dk, så I bliver fortrolige med det, inden I begynder i produktionsmiljøet. Datagrundlaget i Staging afviger typisk fra datagrundlaget i produktion. Så kontakt eventuelt kommunens ansvarlige for FK Organisation for information om standen af jeres data i FK Organisation i Staging-miljøet. I skal også sikre jer, at CVR nr i FK Organisation også er det CVR nr., der er registreret i Kitos. Hvis I ikke allerede har en serviceaftale til Staging-miljøet, skal I kontakte Sekretariatet for at få det. Når I er klar, kan I få adgang til funktionaliteten ved at: • Logge på som Lokal Administrator i Kitos • I kan dernæst tilgå konfigurationssiden ved at navigere til: – Menuen ”Lokal Admin” – Underpunktet ”Masse opret” – Sektionen ”FK Organisation” Hvis I ikke har registreret samme CVR nr. i Kitos, som der er i FK Organisation – eller der intet CVR nr. er i Kitos, vil I se følgende skærmbillede: Hvis I ikke har en godkendt serviceaftale, vil I se følgende skærmbillede:

BILLEDE 2 !!!!!

Hvis alt er som det skal være – CVR nr. OK og der er en godkendt serviceaftale - kan I se følgende skærmbillede, og I har nu mulighed for at forbinde Kitos til FK Organisation:

BILLEDE 3 !!!!!

Aktivering af funktionen i produktionsmiljøet

Efter I evt. har testet funktionaliteten af i Kitos’s testmiljø og er blevet fortrolige med den, kan I aktivere funktionaliteten i Produktionsmiljøet på samme måde som i Staging-miljøet ved at: • Logge på som Lokal Administrator i Kitos • I kan hernæst tilgå konfigurationssiden ved at navigere til: – Menuen ”Lokal Admin” – Underpunktet ”Masse opret” – Sektionen ”FK Organisation” • Sørg for at I har en godkendt serviceaftale – så samme måde som i Staging- miljøet som beskrevet ovenfor • Start evt. med ”Manuel” synkronisering (afhænger af behovet for kontrol) – se mere om Synkronisering nedenfor. • Efter første synkronisering, kan ”flyttearbejdet” påbegyndes dvs. 8 – Registreringer kan flyttes fra de eksisterende Kitos-enheder til de synkroniserede enheder. – Nedlæg Kitos-enheder, når der ikke længere er registreringer på dem Se mere om dette i afsnittet vedr. Vedligehold af organisationen i Kitos.

Synkronisering med FK Organisation

Synkroniseringsmetode Synkronisering med og indlæsning fra FK Organisation er en manuel proces, hvor Lokal Administrator skal gennemse konsekvenser for organisationen i Kitos på baggrund af opdateringer i FK Organisation. Og først når Lokal Administrator har godkendt opdateringerne, vil indlæsning af data fra FK Organisation ske. Tjek af hvorvidt der er sket opdatering i FK Organisation kan imidlertid ske på 2 forskellige måder – manuelt eller automatisk. Det vil sige, at det er tjek for opdateringer i FK Organisation, der sker automatisk – det er ikke selve synkronisering/indlæsning af data fra FK Organisation. Indlæsning af data sker som ovenfor nævnt som en manuel proces, der kræver godkendelse af Lokal Administrator.

Manuelt tjek af opdateringer i FK Organisation: Her skal Lokal Administrator tjekke for opdateringer på siden for Masse Opret, hver gang det ønskes. Derved vil Lokal Administrator kunne godkende eller afvise eventuelle konsekvenser, som opdateringer fra FK Organisation vil have i Kitos, før der sker en indlæsning fra FK Organisation. Se mere om godkendelse under afsnittet Ændringsloggen.

Automatisk tjek af opdateringer i FK Organisation: Vælger man at benytte det automatiske tjek, vil Kitos hver mandag (natten til tirsdag) tjekke om der er opdateringer i Når man vælger at benytte den automatiske synkronisering, vil Kitos hver mandag (natten til tirsdag) tjekke, om der er opdatering affødt af ændringer i FK Organisation. Såfremt der er ændringer i FK Organisation, vil Kitos sende en mail til alle de brugere, der er lokal administratorer med information om, at der er opdateringer i FK Organisation, som de skal handle på. Mail fra Kitos ser således ud med eksempel på data fra Ballerup kommune:

Klikker man på linket i mailen, lander man i Kitos, hvor man så klikker på Rediger knappen:

BILLEDE 4 !!!!!

Derefter klikker man på Opdater knappen:

BILLEDE 5 !!!!!

Herefter vil man få vist de opdateringer der er, og kan vælge om man vil enten godkende eller afvise opdateringer, inden der eventuelt indlæses fra FK Organisation. – Altså den samme manuelle godkendelsesprocedure, hvor man går ændringsloggen igennem og kan godkende ændringerne inden indlæsning fra FK Organisation. – Se mere om dette i afsnittet Ændringsloggen.

Synkronisering - niveauer • I kan aktivt vælge om Kitos skal synkronisere hele organisationshierarkiet eller kun en delmængde. I eksemplet nedenfor vises henholdsvis 1 niveau og 2 niveauer.

BILLEDE 6 !!!!!

• I Kitos under – Menuen ”Lokal Admin” – Underpunktet ”Masse opret” – Sektionen ”FK Organisation”

  • Knappen ”Forbind”

kan I vælge synkroniseringsniveau og om der skal ske automatisk tjek efter ventede opdateringer fra FK Organisation:

BILLEDE 7!!!

Feltet ”Niveauer” – her vælges niveauer, der synkroniseres. Er feltet tomt, synkroniseres hele hierarkiet. Feltet ”Automatik” – her aktiveres automatisk tjek for opdateringer fra FK Organisation. Under “Forhåndsvisning” – her vises hierarkiet i FK Organisation filtreret ift. det valgte antal niveauer, så man kan vurdere om synkroniseringsdybden er korrekt. Her ses et eksempel på, at man har valgt synkronisering af 2 niveauer og fravalgt automatisk tjek efter ventende opdateringer:

BILLEDE 8!!!!

Gennemfører man synkroniseringen, se man følgende billede: BILLEDE 9!!!!

Klikker man i firkanten ved Ændringslog, kan folde ændringsloggen ud og se, hvilke opdateringer der er sket.

Ændringsloggen Kitos skriver ændringerne til ændringsloggen og ændringsloggen gemmes for de seneste fem synkroniseringer, der medførte ændringer. (Ændrings-tjeks, som ikke registrerer ændringer, medfører altså ikke ”tomme” rækker i ændringsloggen.) I ændringsloggen kan man se, hvilke organisationsenheder der bliver tilføjet, slettet, omdøbt, flyttet etc. i forhold til, hvordan organisationen ser ud i Kitos. Man har mulighed for at afbryde importen fra FK Organisation, hvis man ikke vil godkende ændringerne via knappen Afvis ændringer. Hvis man accepterer ændringer – knappen Godkend ændringer - gennemføres importen fra FK Organisation. Se eksempel på ændringslog, hvor man kan godkende eller afvise ændringerne, der kommer fra synkroniseringen med FK Organisation:

BILLEDE 9 !!!!

Synkronisering – enhedstyper I forbindelse med introduktionen af FK Organisation, vil Kitos fremover skelne mellem to forskellige enhedstyper i organisationshierarkiet. • Kitos Enheder: Disse enheder er fuldt administrerbare af Lokal Administrator i Kitos. Der kan altså rettes i både navn, ean, enhed id samt overordnet enhed. Man kan også slette dem. • Enheder synkroniseret fra FK Organisation: Disse enheder er delvist administrerbare af Lokal Administrator i Kitos. For disse enheder kan man ændre ean og enhed id. 15 – Navn og overordnet enhed synkroniseres fra FK Organisation, og derfor er det altså ikke muligt at redigere dette via brugerfladen. Af samme årsag kan man heller ikke slette dem via brugerfladen, men kun ved at afbryde forbindelsen til FK Organisation eller ved at ændre på niveauerne der synkroniseres.

BILLEDE 10!!!!!!

Synkronisering – konsekvenser Når Lokal Administrator har godkendt ændringer fra FK Organisation, vil Kitos hente organisationen ud fra FK Organisation. Sammenholdt med det billede af organisationen, der allerede findes i Kitos, vil Kitos nu forholde sig til følgende:  Enheder, der er blevet oprettet i FK Organisation -> såfremt disse er oprettet inden for den valgte synkroniseringsdybde, vil de blive oprettet i Kitos  Enheder, der har skiftet navn -> disse omdøbes automatisk i Kitos  Enheder, der er flyttet -> såfremt disse er flyttet inden for den valgte synkroniseringsdybde, vil de blive flyttet.

Fx hvis de er flyttet ned i synkroniseringsniveau 4 og man kun har valgt 3 synkroniseringsniveauer, vil de altså set fra Kitos’s side være slettet. I så fald sker der det samme som for egentligt nedlagte enheder (se neden for)  Enheder, der er slettet – eller flyttet uden for synkroniseringsdybden o Hvis der ikke er registreringer (fx Ansvarlighed enhed på en Kontrakt), vil enheden blive slettet o Hvis der er registrering(er) på enheden, vil enheden blive konverteret til en Kitos enhed – altså en enhed, der ikke længere synkroniseres fra FK Organisation. Og man har mulighed for evt. at flytte registreringer fra enheden og evt. manuelt nedlægge den efterfølgende.

Vedligehold af organisationen i Kitos

Hvis kommunen tilslutter Kitos til FK Organisation ændres arbejdsgangen for organisationshierarkiet. • Vedligehold af organisationshierarkiet foretages i FK Organisation (eller det system der føder data hertil) • Vedligeholdelse af Kitos registreringer, tilknyttet enheder i organisationen, foretages stadig i Kitos. • Det er nu muligt at ”flytte” registreringer fra én enhed til en anden direkte fra organisationsmodulet. – Denne funktion er tilgængelig, uanset om kommunen har tilsluttet Kitos til FK Organisation eller ej – Særligt efter en synkronisering der har medført ”konvertering til Kitos- enhed” giver denne funktionalitet nem adgang til hurtigt at kunne omregistrere fra og nedlægge den gamle (konverterede) enhed.

Flytning af organisationsenheder I organisationsmodulet i Kitos kan man redigere kommunens organisationshierarki. Her er det muligt at flytte enheder, der er oprettet i Kitos, men man kan ikke flytte enheder, der er synkroniseret fra FK Organisation. De enheder, der er oprettet i Kitos er blå, mens enheder, der er synkroniseret fra FK Organisation er grønne:

BILLEDE 11!!!!

Vil du flytte en enhed oprettet i Kitos, trykker du på Omstrukturer og kan derefter flytte rundt på enheden. Når du er færdig med omstruktureringen, trykker du på Færdig.

Redigering og sletning af organisationsenheder I Organisationsmodulet kan man slette organisationsenheder, der er oprettet i Kitos ( blå enheder), men man kan ikke slette organisationsenheder (grønne enheder), der er synkroniseret fra FK Organisation. Sletning af en enheden sker ved, at man stiller sig på enheden, trykker dernæst på Rediger. Så får man følgende billede:

BILLEDE 12!!!!

Herfra kan man så slette enheden. Det er også i dette skærmbillede, at man kan redigere en enhed. Man kan både redigere en Kitos enhed (blå) samt organisationsenheder (grønne), der er synkroniseret fra FK Organisation. Der er dog forskel på, hvor meget man kan redigere de 2 typer enheder. For en Kitos enhed (blå) kan man redigere følgende data:  overordnet enhed, enhedens navn, EAN nummer samt enhed ID.

BILLEDE 13!!!!

I feltet ”Overordnet enhed” kan man med den lille pil i højre side folde organisationshierarkiet ud og med farvemarkering se, om der er tale om en Kitos enhed (blå) eller en enhed fra FK Organisation (grøn). På den måde bliver det nemmere at vælge en anden overordnet enhed. Farvemarkeringen vil dog kun være aktiv såfremt man har begge typer enheder i organisationshierarkiet, så man derfor har brug for at kunne skelne. For en enhed synkroniseret fra FK Organisation (grøn) kan man redigere følgende data:  EAN nummer samt enhed ID (felterne overordnet enhed samt enhedens navn vil være grå og ikke rediger-bare).

BILLEDE 14!!!!

Oprettelse af underenhed Det er også muligt at oprette en underenhed for både en Kitos enhed (blå) samt en enhed synkroniseret fra FK Organisation (grøn). Igen sker det under Rediger:

BILLEDE 15!!

Og herefter kan man indtaste data for den nye underenhed:

BILLEDE 16!

Flytning af registreringer fra en organisationsenhed I forbindelse med redigering af organisationshierarkiet kan man flytte registreringer fra en enhed til en anden, uafhængig af om det er en Kitos enhed eller en enhed synkroniseret fra FK Organisation. Det foregår i Rediger:

BILLEDE 17!!!

Her kan man ved den lille firkant udfor Registreringer folde registreringerne ud, så man får vist de registreringer, der er gjort i Kitos for den pågældende organisationsenhed. De systemer og/eller kontrakter der er registreringer på, kan man navigere til, da det er aktive links:

BILLEDE 18 !!!!

Her har man så mulighed for at vælge enkelte eller alle registreringer ved at sætte hak samt vælge hvilken organisationsenhed den eller de registreringer skal overføres til. I feltet Overfør til kan man trykke på den lille pil i højre side, og med farvekoder få vist om enheden er en Kitos enhed (blå) eller en enhed synkroniseret fra FK Organisation (grøn) – og igen – farvekoden aktiveres kun, såfremt begge enhedstyper findes i hierarkiet:

BILLEDE 19!!!

Sletning af registreringer fra en organisationsenhed I forbindelse med redigering af organisationshierarkiet kan man slette registreringer fra en enhed, uafhængig af om det er en Kitos enhed (blå) eller en enhed synkroniseret fra FK Organisation (grøn). Det foregår i Rediger:

BILLEDE 20!!!!

Her kan man ved den lille firkant udfor Registreringer, folde registreringerne ud, så man får vist de registreringer, der er gjort i Kitos for den pågældende organisationsenhed:

BILLEDE 21!!!

Her har man så mulighed for at vælge enkelte eller alle registreringer ved at sætte hak samt trykke på Slet valgte.

At bryde forbindelsen til FK Organisation I forbindelse med synkronisering af hierarkiet fra FK Organisation, kan det tænkes at hierarkiet fra FK Organisation ikke er velegnet til brug i Kitos. Lokal Administrator har derfor mulighed for at bryde forbindelsen til FK Organisation og dermed konvertere hele hierarkiet til “Kitos enheder”. Derved vil Lokal administrator frit kunne vælge den del af hierarkiet, der skal bestå og evt. navngive det, så det er mere passende i en Kitos kontekst.

BILLEDE 22!!!!

Når man vælger at bryde forbindelsen til FK Organisation, vil alle enheder, man har importeret fra FK Organisation blive konverteret til Kitos enheder. Hvis man senere genopretter forbindelse til FK Organisation, vil der således kunne være enheder med samme navn – henholdsvis Kitos enheder og enheder synkroniseret fra FK Organisation. Der er derfor 2 forskellige muligheder:  Du kan vælge at få slettet alle organisationsenheder, der er synkroniseret fra FK Organisation og hvor der ikke er tilknyttet en registrering. De resterende organisationsenheder konverteres til Kitos enheder.  Du kan vælge at bevare organisationshierarkiet fra FK Organisation – uanset om der er registreringer på enheden eller ej – så konverteres alle enheder til Kitos enheder. Når du trykker på knappen ”Bryd forbindelsen til FK Organisation”, vil du blive præsenteret for de 2 valgmuligheder, og du kan her se eksempel på udfaldet.

BILLEDE 23!!!!!

På eksemplet ovenfor er der altså ikke lavet nogen registreringer på de enheder, der er underordnet til enheden ”Ballerup kommune”, hvorfor de vil forsvinde, hvis man vælge muligheden med at slette ubrugte organisationsenheder.

Hvis forbindelsen til FK Organisation fejler Man skal ikke være nervøs for, at der sker noget med den organisationen i Kitos, såfremt der måtte ske en afbrydelse af forbindelsen til FK Organisation. Hvis forbindelsen til FK Organisation fejler, så fejler import processen også. Kitos indlæser hele organisationen fra FK Organisation, inden den filtreres og synkroniseres. Derfor vil en forbindelsesfejl til FK Organisation altså ikke kunne få hierarkiet i Kitos til at gå i stykker. STRONGMINDS vil i stedet få en fejlmelding i loggen om, at importprocessen er gået i stykker, og vil se på, om fejlen ligger på Kitos’s side eller hos FK Organisation.